Office 365

Microsoft julkaisi vuonna 2011 yrityksille tarkoitetun pilvipakettiratkaisun, Office 365 - palvelun, jossa myös pienyritykset on mahdollista saada nopeasti SharePoint, Skype for Business, Verkkosivustot sekä sähköpostit käyttöönsä nopeasti sekä edullisesti.

Microsoftin sivuilta pääset tutustumaan Office 365:n ominaisuuksiin tarkemmin ja linkki sivulle löytyy tässä: Microsoftin Office 365.

Mutta jotta tämän sivun tarjonta ei jäisi turhan laihaksi niin kootaan tähän muutamia pääasioita Office 365 palvelusta.

Office 365 - lyhyesti


  • Mikä se on?

    Se on turvallinen ratkaisu, jolla voit käyttää sähköpostia ja kalentereita, Office Web Apps -sovelluksia, pikaviestintää ja verkkokokouksia sekä jakaa tiedostoja missä tahansa

    Microsoft Office

    Office 365 toimii saumattomasti oman Office tuoteperheesi kanssa helpottaen viestintää ja yhteistyötä muiden kanssa.

    Sähköposti ja kalenteri

    Sähköpostit ja kalenteri helposti tietokoneelle, kännykkään tai mille tahansa selaimelle.

    Verkkosivusto

    P-pakettien mukana voit luoda ulkoiset verkkosivut näppärästi ilman HTML - taitto - osaamista.

    Pikaviestintä, tavoitettavuus- ja kokoustoiminnot

    Työtovereiden kesken helposti yhteydenotot Lync - chätteinä sekä voit järjestää virtuaalisia kokouksia muiden organisaatioiden kanssa.

    Tiedostojen jakaminen ja projektit

    Voit jakaa tiedostoja ja tehdä yhteistyötä työtovereidesi kesken verkossa.

    Office Web Apps

    Jos sinulla on Office Professional Plus lisenssi käytössä, voit ottaa käyttöön myös Office Web Appsit. Voit muokata ja tallentaa Office dokumentteja suoraan verkossa selaimen välityksellä. Ei kuulu P-paketteihin.

    Mobiilikäyttö

    Sisällön muokkaus sekä muut työkalut kirjaimellisesti käden ulottuvilla mobiililaitteen välityksellä.

    Tietoturva

    Microsoft takaa tiedostojesi varmuuskopioinnit sekä tietoturvan.

  • SharePoint

    SharePoint 2010 pohjana, josta käytettävissä suuri määrä toimintoja. Toimintojen määrä riippuu pitkälti siitä millaisella paketilla lähdetään liikkeelle.

    P - paketit ovat halvimmat ja siitä syystä myös riisituimmat paketit, mutta soveltuvat varmasti täydellisesti pienempien yritysten dokumenttien hallintaan.

    E-paketit on tarkoitettu organisaatiolle, joissa työntekijöitä voikin olla jo muutamista kymmenistä tuhansiin. E-paketin SharePoint on myös palveluntarjonnan suhteen huomattavasti laajempi kuin P-pakettien tuoden mukanaan mm. Sandbox sovellusten tuonnin alustalle.

    Sandbox-sovellukset ovat ainoita tapoja Office 365 SharePointissa tuoda omia räätälöintejä pilvipalveluun. Niiden toimintavarmuus pilvessä tosin on ollut hiukan arveluttavaa, joten mitään hyvin kompleksista räätälöintiä niiden avulla ei kannata pilveen alkaa rakentamaan. Mikäli tarve kompleksisuudelle elää mm. integraatioiden suhteen niin kannattaakin harkita vakavasti on-premise SharePoint palvelimien hankintaa pilven sijaan.

    Lync

    Pikaviestinnät, tavoitettavuustiedot ja Lync-kokoukset Lync Onlinen avulla. Voit ottaa yhteyttä periaatteessa mistä tahansa kun asennat puhelimeesi Lync - sovelluksen. Lueskele lisää täältä

    Exchange

    Toimialueen rekisteröinti Office 365 tiliin on helppo tehdä, jonka jälkeen saat toimialuettasi koskevat s-postit suoraan pilveen. Käyttäjien s-postilaatikkojen koko on ruhtinaallinen 25Gb, joka riittää varmasti minkä organisaation tarpeisiin tahansa.

    Jos käytössäsi on älypuhelin, saadaan puhelin vastaanottamaan s-postit pilvipalvelusta todella helposti: esim. Windows - puhelimille (mm. Nokia Lumia) riittää että kirjoitat s-postiosoitteen uuteen s-postitilin asetuksiin ja loppu hoituu automaattisesti. Lisätietoja löydät täältä.

    Office Web Apps

    Pääset muokkaamaan pilvessä sijaitsevia Office dokumentteja suoraan selaimella, tietokoneella tai puhelimella. Lisäksi palvelu mahdollistaa ns. Co-auhtoringin, eli voit muokata samanaikaisesti useamman tiimiläisen kesken samaa dokumenttia.

    Lisenssimielessä palvelun käyttö vaatii että käytöstäsi löytyy Office Professional Plus - lisenssi. Itse työasemalle ei tarvitse asentaa mitään ohjelmistoja, esim. Microsoft Officea, jotta voit muokata pilvessä olevia tiedostoja.

    Lisätietoja Office Web Appseistä löydät täältä.

  • Esiselvitys

    Oli yritys kuinka suuri tahansa on pilvipalveluiden käyttöönotto paras aloittaa pienellä esiselvitysprojektilla, jossa kartoitetaan yrityksen tarpeet eri toimintojen osalta. Toimialueiden hankinta sekä rekisteröinti pilveen voidaan toteuttaa esiselvitysprojektin aikana. Samalla myös varmistetaan se, millä pilvipakettiratkaisulla saadaan ne palvelut, joita yritys tarvitsee. Vaikkakin yrityksessä olisi alle 50 työntekijää ei se tarkoita sitä, että olisi näin ollen pakotettu hankkimaan P - paketin, jolloin esim. SharePoint olisi riisutumpi versio E-pakettien SharePointtiin nähden.

    Mikäli organisaation työkoneet yms. tarvitsevat päivityksiä selvitettään myös ne esiselvitysvaiheessa ja tehdään tarvittavat muutokset/hankinnat.

    Käyttöönotto

    Käyttöönoton yhteydessä konfiguroidaan pilvipalvelut käyttöön, luodaan s-postitilit, tehdään palveluasennukset työkoneille, opastetaan organisaation IT vastaamaan tulevaisuudessa pilvikonfiguraatioista sekä opastetaan käyttäjät käyttämään uusia palveluja tehokkaasti.

  • Esiselvitys

    Esiselvitys isommille organisaatioille on luonnollisesti suurempi töinen kuin pienemmille organisaatioille. Esiselvityksen tarkoituksena on selvittää organisaation valmius pilvipalveluiden käyttöönotolle.

    Aluksi on selvitettävä organisaation ICT-ympäristön valmiudet Office 365 palveluiden hyödyntämiseen hakemistojen, sisäverkon palveluiden sekä työasemien suhteen. Samalla pyritään tekemään työasemakohtaiset muutostyöt, jotta käyttöönottovaiheessa voidaan tarvittavat työasemakonfiguraatiot yms tehdä hallitusti esim. Group Policyjen kautta.

    Käyttöönotto

    Käyttönottovaiheessa siirretään palvelut Office 365 palveluiden varaan ja varmistetaan palveluiden käytettävyys ja hallinnoitavuus.

    Aluksi valitaan pienehkö pilottiryhmä, joka aloittaa pilvipalveluiden käytön omassa työssään. Pilotoinnin päätyttyä aikataulutetaan siirtyminen myös muiden käyttäjien osalta pilvipalveluiden käyttäjiksi vaiheistetusti, jotta loppukäyttäjille näkyvät muutokset olisi niin vähäisiä kuin mahdollista.

"A camel is a horse designed by a committee." - Sir Alec Issigonis